Vacature: Allround Business Support Specialist (Blue Roots)
Voor Blue Roots zijn we op zoek naar een gedreven en nauwkeurige Allround Business Support
Specialist met een sterke affiniteit voor en aantoonbare ervaring in de houtsector. Deze veelzijdige rol is cruciaal voor de dagelijkse operationele, administratieve en financiële efficiëntie van ons kantoor. Je biedt directe ondersteuning aan ons commerciële team op de baan, met een focus op logistiek, compliance, voorraadbeheer en klantopvolging, en neemt een deel van de financiële administratie voor je rekening.
Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden
• Algemeen Office Management:
o Beheer van de dagelijkse kantooradministratie en -organisatie.
o Agendabeheer, correspondentie en archivering.
o Beheer van kantoorbenodigdheden en contacten met leveranciers.
o Organisatie van interne en externe vergaderingen en evenementen.
• Commerciële en Inside Sales Ondersteuning:
o Directe ondersteuning van onze commerciële medewerkers op de baan.
o Opvolging van offertes, bestellingen en leveringen.
o Beantwoorden van klantvragen (telefonisch en per e-mail) en fungeren als eerste aanspreekpunt bij afwezigheid van de commerciële medewerkers.
o Beheer van de klantendatabase en ondersteuning bij het opstellen van verkooprapporten (via het nieuwe CRM-systeem zodra operationeel).
• Logistiek en Voorraadbeheer:
o Opvolgen van contracten en tarieven met rederijen voor maritiem transport.
o Opvolgen van stocks (voorraden) van hout in magazijnen in België en Nederland.
o Fysieke controle van het hout bij aankomst in de haven (kwaliteits- en kwantiteitscheck).
o Communicatie en coördinatie met transporteurs voor het wegbrengen van hout naar eindklanten.
o Optimalisatie van logistieke stromen en processen.
• Compliance en Documentatie (EUTR/EUDR/FSC/PEFC):
o Actieve opvolging en beheer van procedures en documentatie met betrekking tot EUTR (European Timber Regulation) en EUDR (European Union Deforestation Regulation).
o Zorgen voor de naleving van FSC (Forest Stewardship Council) en PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification) standaarden.
o Bijhouden van relevante certificeringen en het voorbereiden van audits.
o Verzamelen en verwerken van benodigde informatie voor duurzaamheidsrapportages.
• Financiële en Boekhoudkundige Taken:
o Maken, opvolgen en inboeken van inkoop- en verkoopfacturen.
o Maandelijks overleg met de externe accountant ter voorbereiding van de balans en resultatenrekening.
o Voorbereiden van betalingen en controleren van bankafschriften.
o Assistentie bij de voorbereiding van financiële rapportages.
• Verzekeringstechnisch Aspect:
o Opvolgen en beheren van kredietverzekeringen met betrekking tot klanten.
o Opvolgen en beheren van transportverzekeringen voor zendingen.
o Verwerken van schadeclaims indien nodig.
Wat zoeken we in jou?
• Je hebt aantoonbare, brede ervaring als Office Manager, Inside Sales, Operations of in een
vergelijkbare administratieve, operationele of financiële rol.
• Specifieke, aantoonbare ervaring in de houtsector is een absolute must. Kennis van houtsoorten,
handelspraktijken, logistieke processen in de sector en relevante certificeringen (FSC/PEFC) en regelgeving (EUTR/EUDR) is essentieel.
• Je bent uitermate georganiseerd en administratief sterk: nauwkeurig, gestructureerd en in staat
om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving met diverse verantwoordelijkheden.
• Je beschikt over commercieel inzicht en een klantgerichte houding.
• Je werkt proactief en zelfstandig: je signaleert problemen en lost ze op, en neemt initiatief in nieuwe processen.
• Je hebt zeer goede IT-vaardigheden: vloeiend in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Ervaring met CRM-systemen en boekhoudsoftware (bijv. Exact Online, Yuki, etc.) is een groot
pluspunt.
• Talenkennis is cruciaal: uitstekende beheersing van Nederlands en Frans (mondeling en
schriftelijk) is vereist. Kennis van Engels is een sterke troef, gezien de internationale aspecten
van rederijen en import.
• Je hebt aandacht voor detail en cijfermatig inzicht: essentieel voor contracten, tarieven,
voorraadbeheer, boekhouding en verzekeringen.
• Je bent discreet en integer in het omgaan met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en financiële
gegevens.
Wat bieden we jou bij Blue Roots?
• Een uitdagende en zeer veelzijdige functie binnen een groeiende firma in de houtsector, Blue Roots.
• De kans om een sleutelrol te spelen in de operationele efficiëntie, commerciële ondersteuning,
logistieke coördinatie én financiële administratie.
• Een competitief salaris en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden (bijv. maaltijdcheques,
hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, transportvergoeding, etc.).
• Een dynamische werkomgeving met ruimte voor eigen initiatief en professionele ontwikkeling.